- Ein Online-Termin entlastet die Anmeldung nur, wenn Patienten ihn sofort finden
- Der Button gehört ganz nach oben, auf dem Handy am besten dauerhaft sichtbar
- Sagen Sie klar, was online buchbar ist und was nicht
- Denken Sie an den Datenschutz: Vertrag mit dem Anbieter und Hinweis in der Datenschutzerklärung
„Kann ich bei Ihnen auch online einen Termin machen?“ Diese Frage habe ich in der Praxis unzählige Male gehört. Oft lautete die Antwort: Ja, kann man. Nur hatte es auf der Website niemand gefunden.
Eine Online-Terminbuchung entlastet die Anmeldung, aber nur, wenn Patienten sie finden. Viele Praxen haben längst ein Buchungssystem wie Doctolib, Dr. Flex oder die Online-Termine ihrer Praxissoftware. Trotzdem klingelt das Telefon weiter. Meist liegt das nicht am Anbieter, sondern daran, wie der Termin auf der Website eingebunden ist.
1. Der Button gehört ganz nach oben
Wer einen Termin sucht, möchte nicht lesen und nicht scrollen. Der Button „Online-Termin buchen“ gehört deshalb in den Kopfbereich der Seite, gut sichtbar neben der Telefonnummer.
Auf dem Handy hat sich eine feste Leiste am unteren Bildschirmrand bewährt, mit zwei Knöpfen: „Anrufen“ und „Termin buchen“. So ist der Weg zum Termin auf jeder Unterseite nur einen Fingertipp entfernt.
2. Klar sagen, was online buchbar ist
Nicht jeder Termin eignet sich für die Online-Buchung. Eine Kontrolle oder Zahnreinigung schon, eine Schmerzbehandlung oder ein großer Eingriff eher nicht.
Schreiben Sie deshalb direkt neben den Button, welche Termine online möglich sind. Zum Beispiel: „Online buchbar: Kontrolle, Zahnreinigung, Erstberatung. Bei Schmerzen rufen Sie uns bitte an.“ Das verhindert falsche Buchungen und Rückfragen.
3. Neue Patienten nicht vergessen
Gerade neue Patienten nutzen die Online-Buchung gern, weil sie sich das erste Telefonat sparen möchten. Wenn Sie keine neuen Patienten mehr aufnehmen oder nur für bestimmte Behandlungen, sollte das auf der Website und im Buchungssystem stehen. Sonst landen Anfragen im Kalender, die Ihr Team später absagen muss.
4. Online-Terminbuchung einbetten oder verlinken?
Es gibt zwei Wege:
Verlinken. Der Button führt zur Buchungsseite des Anbieters. Das ist einfach, technisch unkompliziert und für die meisten Praxen völlig ausreichend.
Einbetten. Der Kalender erscheint direkt auf Ihrer Website. Das sieht einheitlicher aus, lädt aber Inhalte eines anderen Anbieters auf Ihre Seite. Dafür braucht es in der Regel eine Einwilligung im Cookie-Banner.
Für die meisten Praxen empfehle ich den Link. Er funktioniert zuverlässig, auch auf älteren Handys.
5. Datenschutz mitdenken
Bei einer Online-Terminbuchung geben Patienten persönliche Daten ein, teilweise auch Gesundheitsangaben. Achten Sie deshalb darauf, dass Sie mit dem Anbieter einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung (AV-Vertrag) abgeschlossen haben, dass der Anbieter in Ihrer Datenschutzerklärung genannt wird und dass ein eingebetteter Kalender erst nach Einwilligung geladen wird.
Die meisten Anbieter stellen den AV-Vertrag und passende Textbausteine bereit. Im Zweifel lohnt sich eine kurze Rückfrage bei Ihrem Datenschutzbeauftragten.
6. Checkliste: Testen Sie es selbst auf dem Handy
Nehmen Sie Ihr Handy und buchen Sie einmal selbst einen Termin, so wie ein neuer Patient:
Sichtbarkeit. Finden Sie den Button sofort?
Klarheit. Ist klar, welche Termine online gehen?
Tempo. Funktioniert die Buchung in weniger als zwei Minuten?
Bestätigung. Kommt danach eine Bestätigung?
Wenn Sie bei einer Frage zögern, verschenkt Ihre Website Termine. Weitere typische Stolpersteine finden Sie in meinem Beitrag 5 Fehler auf Praxis-Websites.
Fazit
Ein Online-Termin ist eine der einfachsten Möglichkeiten, das Telefon an der Anmeldung zu entlasten. Entscheidend ist nicht der Anbieter, sondern dass Patienten den Weg zum Termin sofort finden und wissen, was sie dort buchen können. Was eine Praxis-Website mit guter Terminbuchung kostet, lesen Sie im Beitrag Was kostet eine Website für eine Zahnarztpraxis?
